Referat af Ordinær Generalforsamling i Hune Kirkes Musikvenner

Torsdag den 7. marts 2019

Hanne Bætz bød velkommen til de 12 fremmødte til generalforsamlingen.

 1. Valg af dirigent og referent

Dirigent: Steffen Petersen.

Referent: Hye Vinterhøj

2. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed

Hanne berettede, at i 2018 trådte 2 bestyrelsesmedlemmer tilbage (formand og kasserer). Det betød, at bestyrelsen skulle konstitueres på ny. Suppleant, Hye Vinterhøj trådte ind i bestyrelsen som sekretær, og Trine Bjerg Jacobsen blev af menighedsrådet valgt som kontaktperson. Brita Foged (ikke er medlem af bestyrelsen) overtog kasserer rollen.

Der var planlagt 6 sommerkoncerter med nachspiel i 2018, men 2 koncerter blev aflyst pga. sygdom. Endvidere blev det en stor udfordring at gennemføre koncerterne uden primus motor og organist Peter H. Andersson, der blev skadet og derfor ikke kunne deltage. Foreningen fik som tidligere år sponsorater til afholdelse af sommerkoncerterne. Fremhæves må; Spar i Hune, der gav et fast beløb, blomsterbutik Oasen, der sponsorerede buketter til kunstneren, bageren i Blokhus, der sponsorerede brød.

I 2019 vil bestyrelsen fortsat søge sponsorater, og der vil blive arbejdet på at søge fonde (Trine og Hanne). Bestyrelsen vil sende nyhedsbreve ud kort før koncerterne (Hye), og koncertgæster kan fremover betale via foreningens nyoprettede mobilepay. Bestyrelsen vil endvidere være opmærksomme på at plakater og andet nyhedsmateriale kommer ud i rette omfang og tid til at fremme kendskabet til foreningens koncerter.

Hanne takkede medlemmerne for deres opbakning til koncerterne. Der blev endvidere rettet en tak til menighedsrådet for økonomisk støtte og praktisk hjælp samt en tak til bestyrelsen for godt samarbejde. Hanne ønskede til sidst alle en god generalforsamling. 

3. Organisten orienterede om det kommende år

Peter begyndte med at rette en stor tak til bestyrelsen for at gennemføre sommerens arrangementer under hans fravær. 2 koncerter blev desværre aflyst, da Peter skulle have akkompagneret kunstnerne. Heldigvis er de aflyste koncerter med i dette års sommerkoncert

program. Peter fortalte derefter de fremmødte om de enkelte koncerter (er vedlagt som bilag 1). Ud over koncerterne er der hver tirsdag i hele juli både morgen (Rødhus) og aftens sang (Hune).

4. Fremlæggelse og godkendelse af årsregnskab og budget for det kommende år

Kasserer, Brita Foged omdelte kopie af foreningens årsregnskab for 2018 (bilag 2) og gennemgik de enkelte poster. Årsregnskabet er revideret og godkendt. Særlig blev det fremhævet, at 2018 var et specielt år med kun 4 koncerter, og deraf væsentlig mindre udgifter end tidligere regnskaber, hvor der har været fra 6 op til 12 koncerter, alt afhængig af økonomi og sponsorater.

Derefter blev budget for koncerter i 2019 omdelt og gennemgået. Der var følgende rettelser til budgettet, som er indarbejdet i vedlagte opdaterede budget (bilag 3): der afsættes 5.000 til PR og anføres ”Aktiver i alt”. Endvidere er budgettet baseret på en billetpris på 100 kr. Bestyrelsen overvejer at graduere billetpris efter koncert type, hvorfor indtægter kan blive højere end budgetteret.

 Foranlediget af årsregnskab og budget drøftede forsamlingen følgende:

  • På spørgsmål om bestyrelsen hæfter for regnskab oplyste bestyrelsen, at dette ikke fremgår af foreningens vedtægter, men blot at medlemmer ikke hæfter personligt (bestyrelsen er medlemmer). Bestyrelsen vil drøfte dette når den er konstitueret. En eventuel ændring vil kræve en vedtægtsændring, som skal fremsendes som et forslag forinden en generalforsamling.
  • På spørgsmål om det er rimelig med en foreningskonto på 54.000 kr. i 2018 svarede bestyrelsen, at der er brug for en startkapital til afholdelse af udgifter ifm. koncerterne og for at foreningen kan handle inden for en vis grænse.
  • På spørgsmål om hvem der skal betale for leje af flygel, oplyste bestyrelsen, at dette hører under menighedsrådets budget, da flyglet også anvendes til morgen/aften sang, som ikke sorterer under foreningen.
  • På spørgsmål om flygelfonden fortalte bestyrelsen, at foreningen på sigt ønsker at købe et koncertflygel. Brugte gode flygelmodeller koster fra 110.000 kr. og opefter. Der hensættes midler hvert år, og bestyrelsen forventer en opsparingsrunde de næste 6-7 år før et køb kan realiseres. Bestyrelsen vil endvidere sende anmodning til menighedsrådet om at flyglet må stå i kirken. Bestyrelsen vil søge fonde om tilskud til flygelkøb. Det blev pointeret fra menighedsrådets formand, at donation fra menighedsrådet skal gå til afholdelse af koncerter og ikke flygel.
  • Bestyrelsen blev opfordret til at gøre en ekstraordinær indsats for at få flere medlemmer og dermed kontingentkroner. Bestyrelsen fortalte at dette år sendes kontingentopkrævning både til nuværende og tidligere medlemmer, da der kan være tidligere medlemmer, som ikke har fået en opkrævning i forbindelse med ny konstituering af bestyrelsen.
  • Foranlediget af spørgsmål om bestyrelsen har kontaktet turistorganisationer for annoncering fortalte Peter, at der har været annonceret med koncerter i Visit Ålborg og Visit Jammerbugt, herunder billetsalg. Der bliver nogle ændringer i år mht. annoncering, som endnu ikke er bestyrelsen bekendt. Bestyrelsen vil i forvejen satse flere penge på PR (der afsættes 5.000 kr. i buget 2018), bl.a. sociale medier med opslag om koncerter og arrangementer. Peter kunne oplyse, at tidligere var der annonce udgifter på 20 – 30.000 til plakater mv.
  • Forsamlingen godkendte enstemmigt både årsregnskab for 2018 og budget for 2019.

 5. Fastsættelse af kontingent

 Det blev enstemmigt vedtaget at kontingent fortsat er 100,- kr. pr. medlem.

Bestyrelsen fortalte at tidligere har alle medlemmer fået en gratist koncert. Af flere grunde ønskes denne model ændret. Bestyrelsen vil drøfte hvilken model der både tilgodeser medlemmerne og er praktisk gennemførlig uden for megen administration. Der var opbakning til at de der hjælper til ved en koncerter kommer gratis ind til koncerten, men flere menighedsrådsmedlemmer ønskede ikke at menighedsrådet fik fribilletter selvom menighedsrådet donerer penge til koncertener, hvilket bestyrelsen tager med i sine overvejelser.

6. Indkomne forslag

Ingen forslag var indkommet.

7. Valg af bestyrelsesmedlemmer

Bestyrelsesmedlem: Brita Foged*

Suppleant: Steffen Petersen

*Kampvalg: Brita Foged: 6 stemmer; Ejvind Dalgaard: 5 stemmer.

8. Valg af revisor og revisorsuppleant

Revisor: John Therkildsen

Revisorsuppleant: Mona Jordansen 

9. Eventuelt

Det blev foreslået bestyrelsen at invitere lokale velstående til koncerter – måske de ville donere penge til koncerter.

Forsamlingen drøftede hvem det var rimelig at give fribilletter. Der har de forrige år ikke været grænser for hvad kunstnerne kunne medbringe af påhæng gratis. Det blev foreslået bestyrelsen, at der gives 2 fribilletter til kunstnerne som tommelfingerregel, men at organisten kan vælge at give flere hvis der er belæg herfor. Det er endvidere fortsat kutyme at anmeldere kommer gratis til koncerterne.

Vedlagt som bilag:

Bilag 1: Udkast til sommerens koncerter

Bilag 2: Regnskab 2018 for Hune Kirkes Musikvenner

Bilag 3: Budget for 2019 i Hune Kirkes Musikvenner